EFFICARE, marca registrada de Inversiones y Mantenimientos JM S.A.S. con NIT No. 901.370.956-0, se complace en presentar a nuestros clientes las condiciones de servicio bajo las cuales operamos. Comprendemos que la contratación de servicios de limpieza y domésticos requiere confianza, claridad y profesionalismo. Por ello, en el presente documento exponemos de manera transparente los alcances, responsabilidades, y compromisos que nos caracterizan como empresa, asegurando que usted, como cliente, comprenda plenamente cada aspecto de nuestra relación comercial.

En EFFICARE entendemos que cada cliente tiene necesidades únicas y particularidades específicas en la prestación de servicios. Durante más de una década, nos hemos dedicado a ofrecer soluciones personalizadas en limpieza y servicios domésticos, siempre manteniendo los más altos estándares de calidad, responsabilidad y ética profesional.

Nuestro equipo está conformado por personal cuidadosamente seleccionado, capacitado y comprometido con su satisfacción. A través de este documento, queremos que conozca en detalle cómo funcionamos, cuáles son nuestras responsabilidades como empresa y qué puede esperar de nosotros en cada momento de nuestra relación contractual.

1. Proceso de selección y contratación del personal

La prestación de los servicios de limpieza y domésticos se lleva a cabo de acuerdo con los requerimientos específicos del cliente. El personal asignado para estas tareas es seleccionado cuidadosamente a través de un riguroso proceso de evaluación. Una vez seleccionado, el personal contratado pasa por una exhaustiva inducción para familiarizarse con el puesto de trabajo y se les informan detalladamente las normativas y responsabilidades asociadas con su labor. En el caso de servicios a tiempo completo, el cliente tiene la opción de seleccionar al colaborador, mientras que para servicios por días, la selección la realiza la empresa. En situaciones donde el cliente no esté satisfecho con la colaboradora asignada, puede solicitar un cambio con previo aviso.

2. Responsabilidades y obligaciones de EFFICARE como Contratista

EFFICARE, en su calidad de contratista, asume la responsabilidad integral del pago de salarios, prestaciones sociales y aportes a la seguridad social del personal empleado en la prestación de los servicios de limpieza y domésticos. Además, se encarga de proporcionar la dotación necesaria y adecuada para la realización eficiente de las actividades ofrecidas en el servicio.

Nuestro compromiso radica en la selección cuidadosa y la gestión efectiva del personal idóneo, garantizando así un servicio de calidad y confiabilidad para nuestros clientes.Estas condiciones están diseñadas para asegurar un servicio óptimo y satisfactorio para nuestros clientes, así como para establecer claridad y transparencia en la relación contractual entre EFFICARE y sus clientes.

Si quieres conocer más acerca de nuestro sistema de afiliaciones y demás temas relacionados con el personal puedes comunicarte con nuestra línea de atención al cliente +57 (313) 599 75 18 o al fijo en Medellín 777 16 15 de 7:00 a.m. a 5:30 p.m. y sábados de 7:00 a.m. a 2:00 p.m. También puede escribirnos al email: [email protected] 

3. Obligaciones especiales de EFFICARE

• Responsabilidad y eficiencia en la prestación de servicios: EFFICARE como CONTRATISTA se compromete a prestar los servicios con responsabilidad y eficiencia, asegurando así la satisfacción del cliente en cada labor realizada.
• Cumplimiento de actividades de limpieza y servicio doméstico: El personal asignado por EFFICARE cumplirá rigurosamente con las actividades de limpieza y servicio doméstico durante el tiempo contratado, ya sea por días o a tiempo completo, según las especificaciones y solicitudes del cliente.
• Selección y contratación de personal idóneo: Nos comprometemos a seleccionar y contratar únicamente personal idóneo y calificado para la realización de las labores requeridas en el servicio de limpieza y doméstico.
• Pago de prestaciones sociales y aportes a la seguridad social: EFFICARE asume la responsabilidad de pagar todas las prestaciones sociales y aportes a la seguridad social, incluyendo prima, cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, EPS, AFP, ARL y caja de compensación, de acuerdo con lo establecido en el contrato laboral del empleado.
• Suministro de dotación necesaria: Nos comprometemos a brindar al personal la dotación necesaria, como uniforme antifluido, zapatos antideslizantes, malla para el cabello, tapabocas y gafas de protección, para el desarrollo seguro y eficiente de sus labores.
• Garantía de sustitución de personal: EFFICARE garantiza al cliente contar con la Cleaner asignada para el servicio, o en caso de faltas temporales o definitivas, proporcionar un reemplazo provisional oportunamente, según la disponibilidad de agenda y personal de la empresa.
• Capacitación continua del personal: Nos comprometemos a capacitar continuamente al personal en temas relacionados con las labores del servicio contratado, conforme al plan de capacitaciones de la CONTRATISTA.
• Respuesta oportuna a PQR: Brindaremos respuesta a las PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) en un término no mayor a cinco (5) días hábiles después de su recepción, asegurando así una comunicación efectiva y satisfactoria con nuestros clientes.
• Supervisión del personal asignado: Realizaremos labores de supervisión telefónicas o físicas cuando el cliente lo requiera a la Cleaner asignada, garantizando la calidad y el cumplimiento de las labores contratadas.
• Información detallada de la Cleaner: Proporcionaremos al cliente, a través de una ficha técnica, los datos relevantes de la Cleaner que prestará el servicio, garantizando transparencia y confianza en nuestra selección de personal.
• Disponibilidad de atención al cliente: Atenderemos cualquier solicitud durante los horarios establecidos por la empresa, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:30 p.m. y los sábados de 7:00 a.m. a 2:00 p.m., asegurando así una atención oportuna y eficaz.
• Capacitación en seguridad laboral: Nos comprometemos a capacitar al personal en temas de seguridad y salud, así como a suministrar los elementos de protección necesarios, conforme al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Velar por la seguridad y salud del personal: Implementaremos un Sistema de Gestión para velar por la seguridad y salud de los trabajadores, garantizando así un ambiente laboral seguro y saludable para todos.
• Reemplazo en caso de incapacidad de Cleaner tiempo completo: En caso de que nuestra Cleaner reciba una incapacidad médica de uno (1) a dos (2) días, NO asignaremos un reemplazo ni descontaremos el valor de los días de servicio no prestados de la factura. En caso de que el cliente solicite el reemplazo, este tendrá un costo adicional según la tarifa del servicio vigente.

 Asimismo, si nuestra Cleaner recibe una incapacidad médica de tres (3) o más días, SI asignaremos un reemplazo para la prestación de los servicios sin costo adicional a partir del tercer día.

4. Obligaciones especiales del cliente

• Suministro de insumos y productos de limpieza: Se proveerán a la Cleaner los insumos necesarios para la adecuada prestación del servicio, tales como guantes, detergentes, escobas, traperos, paños absorbentes, baldes, productos de limpieza, cepillos, entre otros, según las preferencias del cliente. Es responsabilidad del cliente utilizar productos biodegradables y amigables con el medio ambiente, y notificar el uso de productos que puedan afectar la salud del personal.
• Restricciones en labores de altura y autocuidado del personal: El cliente se compromete a no solicitar a la Cleaner realizar labores a más de un metro de altura, debido a que no contamos con certificación para este tipo de trabajo. Además, se compromete a procurar que la Cleaner cumpla con las pausas activas y el autocuidado, conforme a las indicaciones recibidas durante la inducción y capacitaciones en seguridad y salud en el trabajo. Existirá responsabilidad solidaria en caso de no cumplir lo reglado en este numeral.
• Comunicación efectiva y retroalimentación: Se espera que el cliente realice retroalimentaciones y llamados de atención de manera adecuada, brindando así la oportunidad para mejorar el servicio. Nuestras Cleaner están siempre dispuestas a escuchar y responder a las necesidades y sugerencias del cliente.
• Prohibición de contratación directa del personal: Queda prohibida la contratación directa del personal fuera del horario laboral establecido, ya que nuestra ARL solo cubre los turnos asignados por la empresa. El cliente asume la responsabilidad en caso de contratación directa y funciones diferentes a las acordadas.
• Autorización para contratación directa con pago correspondiente: Cualquier contratación directa del personal enviado por el CONTRATISTA requerirá autorización previa y escrita, con el correspondiente pago de 1.5 SMLMV a favor del CONTRATISTA por concepto de administración y proceso de selección de las empleadas. Este valor podrá ser cobrado vía judicial.
• Notificación de cancelaciones y reagendamientos de servicios: El cliente deberá notificar con al menos 24 horas de anticipación cualquier cancelación o reagendamiento de servicio. La falta de notificación dentro del plazo establecido implicará el cobro del 60% del valor del servicio. El pago del servicio no será reembolsable, pero el saldo quedará habilitado para su uso durante los próximos 15 días calendario.
• Programación exclusiva por parte del CONTRATISTA: La programación de las Cleaner es competencia exclusiva del CONTRATISTA, por lo que el cliente no debe pactar cambios directamente con la empleada. Cualquier modificación o novedad debe ser comunicada al área de servicio al cliente.
• Restricción en entrega de llaves y objetos personales: Queda prohibido entregar llaves de los inmuebles a las Cleaner, ya que la empresa no se hace responsable por cualquier evento relacionado con ello. Además, el cliente no permitirá que la Cleaner extraiga del inmueble objetos que no sean de su propiedad.
• Pago oportuno de facturas y suspensión del servicio: El cliente se compromete a pagar las facturas dentro del término de vencimiento. El incumplimiento implicará el cobro de intereses por mora, gastos de honorarios de abogados por posible cobro prejurídico o jurídico, y la suspensión inmediata del servicio. En caso de mora, el cliente no podrá conservar la misma
• Revisión de bolso de las Cleaner y restricción de préstamos personales: El cliente deberá revisar el bolso de las Cleaner al final de la jornada para garantizar la seguridad de sus objetos. Se prohíbe prestar dinero o elementos personales a las Cleaner, así como realizar cualquier tipo de negociación que implique deudas o trabajos personales.
• Firmar planilla de control de asistencia y respeto al tiempo de alimentación: El cliente deberá firmar la planilla de control de asistencia con horario y fechas reales. Se respetará el tiempo de alimentación de 30 minutos para las Cleaner durante servicios de día completo.
• Envío de comprobante de pago y restricciones en acceso al inmueble: El cliente deberá enviar el comprobante de pago para su registro y aplicación correspondiente.

Además, se prohíbe a las Cleaner abrir la puerta del inmueble en solitario y recibir domicilios o visitas programadas, para garantizar la seguridad del cliente. 

5. Garantía

Nuestros servicios de limpieza y desinfección son garantizados. En EFFICARE, nuestro personal está comprometido a ofrecerte un servicio de la más alta calidad. Si por alguna razón no estás satisfecho con el trabajo realizado, te pedimos que tomes registro fotográfico y lo compartas con nosotros dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la finalización del servicio. Puedes hacerlo a través de WhatsApp al número 313 599 75 18 o por correo electrónico a [email protected]

Por favor, incluye una descripción detallada de las actividades pendientes o que no fueron realizadas satisfactoriamente, así como aquellas que fueron completadas de manera satisfactoria. Con esta información, nuestro equipo de analistas evaluará si es necesario programar una visita de garantía o qué tipo de descuento podemos ofrecerte en tu próxima visita.

Además, utilizaremos estas retroalimentaciones para proporcionar las capacitaciones necesarias a nuestro equipo, con el fin de garantizar un servicio de excelencia continuo.

6. Daños

En el caso de que se produzca algún daño durante la prestación del servicio y consideres que fue resultado de negligencia por parte de nuestro personal, te pedimos que nos informes detalladamente lo ocurrido a través de correo electrónico a [email protected], adjuntando evidencias fotográficas de la pieza afectada, dentro de las 24 horas siguientes a la finalización del servicio. Esta información será validada por nuestro equipo de calidad para determinar si es posible reparar el daño o si se debe compensar en su totalidad.

Es importante tener en cuenta que los daños no cubiertos por la póliza deben ser asumidos por el trabajador, según acuerdo realizado por la empresa. En el caso de daños mayores a dos salarios mínimos legales vigentes (SMLV), se evaluará si es necesario hacer uso de la póliza, siendo el trabajador responsable del costo del deducible.

Es fundamental recordar que al contratar personal para servicios domésticos siempre existe un riesgo potencial de sufrir daños o accidentes durante la prestación del servicio, los cuales no siempre son atribuibles al trabajador.

7. Pérdidas

Es responsabilidad del cliente asegurarse de no dejar objetos de valor ni dinero a la vista durante la prestación del servicio. Recomendamos mantener estos objetos bajo llave para evitar su pérdida o sustracción por parte de personas ajenas al hogar u oficina.

En caso de pérdida, el cliente, como titular del objeto extraviado y víctima directa, tiene el derecho de iniciar un proceso legal para que las autoridades correspondientes determinen el delito y las consecuencias para el autor del mismo. En caso de presentarse esta situación, como empleadores, ponemos a disposición de las autoridades toda la información necesaria para resolver la situación.

Nos hacemos responsables de las pérdidas en las cuales se aporten pruebas que identifiquen a nuestro empleado como culpable, según dictamine la autoridad competente. En tal caso, procederemos con una diligencia de descargos para la finalización del contrato con justa causa.

8. Confidencialidad

Tanto el cliente como el CONTRATISTA se comprometen a mantener una reserva absoluta sobre toda la información a la que tenga acceso o que adquiera durante la prestación del servicio. Se obligan a no utilizar dicha información, ya sea dentro o fuera de su ámbito de actuación, ni a divulgarla a terceros, en especial los secretos personales, profesionales, industriales, comerciales y tecnológicos, tales como software, operaciones, desarrollos de sistemas, análisis, estudios, bases de datos, diseños, cálculos, entre otros, así como cualquier información de naturaleza reservada, tanto durante la vigencia del contrato como hasta diez (10) años después de su terminación, salvo para la prestación de los servicios contratados con el contratista.

El incumplimiento de esta obligación durante la vigencia del contrato dará lugar al pago de una indemnización por los perjuicios causados a la parte afectada.

9. Actividades no autorizadas

Nuestro personal no está capacitado para el cuidado de niños, adultos mayores o mascotas, ya que estas funciones requieren formación y estudios especiales que nuestro equipo no posee. Por lo tanto, la contratista no se hace responsable en caso de que el cliente asigne alguna de estas tareas a nuestro personal. Además, no se deben asignar actividades que impliquen trabajar a más de un metro de altura ni realizar servicio de planchado de prendas, por razones de salud ocupacional, ya que nuestro personal no cuenta con la capacitación necesaria para llevar a cabo estas labores.